就業規則の周知については、労働基準法106条において、会社が就業規則を常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、または備え付けること、書面で交付することその他の厚生労働省で定める方法によって、周知させる必要があるとなっています。
したがって、就業規則のコピー等をそのまま渡すことまでは求められておらず、「見ようと思ったら、見れる場所に置いておく」という対応で、労働基準法は守っていることになります。
しかし、当事務所で就業規則を作成させていただく場合、必ず「就業規則のコピーを渡した方がベターですね」とアドバイスしています。
なぜなら、これまで述べた通り、就業規則はトラブルになった時が出番だからであり、中途半端な周知方法だと、見たことがあっても「見たことない！」と言われるかもしれませんし、本当に存在を知らないかもしれません。
したがって、トラブルになった時、第三者が見ても「その方法だったら、しっかり周知しているね」と思ってもらえるような周知方法でないと、就業規則の意味がほとんどありません。
であれば、しっかりした就業規則を作成した上で、コピーを渡して、これに誓約書等で、包括的な同意を取ることで、「見たことない」と主張されることはなくなります。
それに、このような労務トラブルは、労働条件が不明確であることが、発端になることもあり、コピーをもらった社員も安心するかと思います。
もちろん、日頃から就業規則を見返さないといけない「ギスギスした職場」は問題があるわけですが、労働条件が不明確で、ルールがありそうでないような状態であれば、不安になる人だって当然いると思います。
したがって、「就業規則のコピーをそのまま渡してしまう」。これが最も適切な就業規則の周知方法ですね。
