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『問題社員にはメモや記録』が重要だと言いますが、何か記録する際のポイントはありますか?

A.問題行動メモのポイントは、3つあります。

一つ目のポイントは、問題行動によって、「どれだけの業務上の影響があったか」という点です。

二つ目のポイントは、問題行動を「注意した時の態度」です。

そして最も重要な三つ目のポイントは、「誰が見てもその事情関係がわかるようにしておく」という点です。

この3点を意識し、記録を残しておくことで、トラブルになった際に、会社を守る材料となってくれますね。

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よく社員のトラブルになった時のために「問題行動の記録やメモが大事だ!」と言われていますよね。

そもそもメモについては、解雇なとでトラブルになった際にそのプロセスを説明できることが目的です。したがって、信頼関係のある社員については、そのようなことをする必要はありませんが、今後トラブルになる可能性を感じた場合については、やはりメモを取っていくことは、重要なことです。

しかし、単に事実だけを羅列するだけのメモでは、会社内部に精通する人でない限り、そもそも問題行動がどうして問題なのかといった点や、その影響の大きさがわからないということになりかねませんよね。

社員と解雇などでトラブルになった時には、どのような問題行動があって、会社にどのように注意してのかという『プロセス』が非常に重要になります。

なので、「どのような背景があって注意し、問題行動がどのように業務に影響があり、そして今後の改善見込みがあるのか」といった点によく留意して、メモを欠かさなければ、司法や外部の人間が見た場合にも、会社の事情をよくわかってくれるわけです。

業務への影響については、例えば「当該社員の顧客対応にクレームがあって、●●万円の契約がなくなった」とか、「社内に悪口を言いふらして雰囲気が悪くなった」といったように記録します。

注意した際の態度については、「『俺は悪くない。あいつが悪いんだ!』と発言し、責任転嫁した」といったようにです。

そして、会社の常識が分からない人でも、問題行動のプロセスが手に取るように分かるように意識してメモをしていきましょう。

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