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問題社員との退職勧奨における注意点は?

遠回りなようで解決の近道「誠意を尽くして話し合うこと」

問題社員との問題を解決にするには、やはり初めは、「誠意を尽くして、当事者間の話し合いで決着を目指す」ということにつきます。やはりこれが、影響を最小限で解決するためには最善の方法だと思いますし、それが会社としてのモラル、トップとしての責任だと考えます。

これを前提に、「退職する意思はないか?」とお話しすることを、「退職勧奨」と言います。会社が退職勧奨をする理由は一応、その理由は問われません。法的には、『社員との合意』によって完結するものです。もし話し合いで解決するというのであれば、それがお互いにとって、ベストだと思います。専門家など出てくれば、少なからず角が立ちますし、大小あれどコストも発生します。

しかし安易な気持ちで退職勧奨を行った結果、本人が自殺してしまったケースも、レアケースですが存在します。一度採用を決めた社員ですし、内情を知らない他の社員への影響など、多角的な影響を考慮しなければ予想だにしないリスクもあります。相手に対して誠意と尊敬の念を持って、当たらなければなりません。

また、会社が「退職勧奨を行うデメリット」も存在します。それは、「退職してもらいたい」という意思が相手に伝わることになりますから、これをきっかけとして、合同労組や弁護士などの外部機関に相談、加入や依頼するリスクが増すことになります。

もちろん外部機関に相談や加入することが悪いことだとは思いませんし、このような機関の力を借りないと解決できない場合も多くあります。しかし直接、腹を割って話せる場面が少なくなるため、解決まで遠回りになってしますこともあります。

「退職勧奨が法的に自由なら、どんどんやろう」といった安易な発想は非常にリスクを伴いますし、社内的な同義的責任について本当に果たせるのかと思います。「問題の本質は何か?」「会社側に問題はないか?」「解決するために何ができるか?」をよく考えた上で相手の意思をしっかり聴くことになります。

社員と話し合いを行う上での注意点は

面識のある上司2人、あるいは社長1人+1人程度で行うのが無難です。相手も話しやすさにも配慮しましょう。会社の会議室などで行い、就業時間中に30分程度を目安とします。仮に拒否されたとしても自宅や、電話をするような行為はせず、回数は多くても、一週間に2、3回程度までとします。

特に年齢的に上の人であれば、特に礼儀を欠いてはなりませんし、「問題社員を意地でも退職させなくてはならない」という思いから、まさに意図せず『鬼の形相』になっていることもあると聞きます。 こうなってしまうと、余計に感情的な対立を生むだけですから、悪いところははっきり言いますが、理解も示す姿勢で冷静に一定の理解を得る話をしていきましょう。 例えば、窓のない暗い部屋などに閉じ込めて、長時間に渡って退職勧奨をするなどして退職を強要した場合は、退職自体が無効となり、不法行為で損害賠償の対象ともなる例もあります。

 ビジネスとして常識的な対応をするということです。信頼関係の中で解決するのが基本姿勢になるので、相手に対しての「誠意」は忘れないでください。

会社の事前チェックポイント

そもそも社員には契約違反だといっておきながら、会社がルールや契約内容を守れていない事が多くあります。社員と会社との関係は、所詮は「契約」で成り立っていますから、まずは契約内容を確認する必要があります。チェックポイントは、以下です。

●約束した契約内容に反するような行為があるか?

●就業規則の解雇などの条文に該当する行為はあるか?

入社時に契約内容を確認しているか?それを確認できる契約書などの書類はあるか?

就業規則は、適正に周知しているか?社長や総務部長の机の中に眠ったままではないか?

トラブルになってしまい、代理人等が付けば、必ずと言っていいほど突っ込まれる点ですので、事前に把握しておく必要があります。

採用経緯は?

採用経緯も重要です。例えば、御社が「能力不足」を理由としている場合・・・

新卒一括採用で入社し、間もない社員

専門的知識や経験を買われて、高い賃金で入社した社員

この両者を同じ基準で判断してよいのかという問題があります。新卒一括採用の社員は通常、専門的知識や経験を有していません。社員教育や人事異動を通じて、能力を養っていきますから、学歴などに応じた一般的な水準をクリアすれば十分なはずです。一方、専門的知識や経験を評価し、採用した社員は、会社との契約の内容に従って、当然に高い成果が求められます。

このような採用経緯は、「当該問題社員が本当に能力不足と言えるかどうか」という判断にも、大きく影響しますから、やはり確認しておく必要があると言えるでしょう。実務感覚でいえば、新卒者一括採用の社員については、司法は会社に対しては、かなり厳しく見ていると思います。また現実的な問題として本人も転職の経験がありませんから、退職勧奨時においてもやはり拒否反応を見せる人が多いといった印象です。経験上、年齢が若い社員だと、親御さんが出てくることもよくあります。

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